El Arte de Prever: Presupuesto y Forecast

El presupuesto es la columna vertebral de la planificación financiera de cualquier organización. Puedo señalar que el presupuesto y forecast se ha transformado en el arte de prever. No es meramente un cálculo de ingresos y egresos futuros, sino una meticulosa hoja de ruta que traza el camino hacia el logro de metas financieras estratégicas.

Para poder realizar un buen presupuesto es necesario la coordinación y comunicación entre las distintas áreas de la compañía. 

Área Comercial: Cuánto venderemos el próximo año, cuáles son los prospectos y clientes que están en el target de venta, se vencerán contratos, cuáles son los riesgos de perder un cliente, como es la penetración de las campañas de marketing digital. 

Estas son algunas de las preguntas que debe responder el responsable del área para poder proyectar los ingresos de la compañía. 

Recomendación: SIMULA / Asigna un grado de certeza a los datos que te entregan.

Suele suceder que la contraparte quiera reducir sus proyecciones, es decir ser conservador en la estimación de venta, por lo tanto, es recomendable realizar un análisis de crecimiento de al menos los últimos 5 años. Esto permitirá validar las hipótesis, como también analizar claramente el mercado y la situación macroeconómica del país y la industria donde se desempeña la compañía.

Índices Macroeconómicos:

Es importante considerar lo que ocurrirá en el país los próximos años, claramente nadie tiene una bola de cristal para adivinar el futuro, sin embargo se deben manejar indicadores aproximados de los índices más relevantes. IPC, Valor Dolar, IPA, ICMO, IR, Precio del petróleo Brent, Cobre, etc todo dependerá de la industria en la que te muevas.

Puedes consultar lo que dicen los expertos: 

1.- Encuesta de Expectativas económicas 

2.- Resumen informe (IPOM) del Banco Central 

3.- Panorama General del Banco Mundial

4.- Estadística por temática del INE 

5.- Valores según SII (datos UF, UTM, Dólar, )

6.- Panorama económico de la OCDE

Una proyección financiera precisa es esencial para la salud y sostenibilidad de cualquier empresa. A través de un análisis minucioso de los ingresos por ventas, costos operativos, gastos de capital y otros desembolsos, el presupuesto proporciona una visión integral del panorama financiero. No se limita a la simple predicción; más bien, actúa como un faro que guía las decisiones operativas, estratégicas y de inversión.

La elaboración de un presupuesto implica un examen detallado de cada aspecto financiero. No solo se trata de prever los ingresos que la empresa pueda obtener, sino también de anticipar y prepararse para los desafíos económicos venideros. La identificación de áreas de riesgo, la asignación eficiente de recursos y la toma de decisiones informadas son los pilares sobre los que se construye este instrumento crucial.

Área de Gastos:

Cada vez que realizamos un presupuesto cada área debe preparar sus planes y valorarlos para poder establecer el nivel de gastos que requiere para el cumplimiento de sus objetivos. Por ejemplo, si se trata de una empresa productiva debe considerar los costos de producción, logística, almacenamiento etc. 

Áreas de soporte/transversales

Las áreas como recursos humanos, marketing, comunicaciones, legal, finanzas ( líder este proceso), compras etc. deben también confeccionar su plan de acción con objeto de definir los costos principalmente en costos de personal y gastos varios, manteniendo controlado el nivel de gastos.

Tener presente que cada área intentará aumentar sus costos más allá de la inflación. ¿Cómo controlarlo? Para esto es relevante que se organice un comité de aprobación (3 o 5 personas) presupuestaria que evalúe los impactos del aumento de costos y que este esté en línea con el plan estratégico.

Es importante entender que un presupuesto no es estático; debe ser revisado y ajustado periódicamente para mantenerse alineado con la realidad del mercado y las condiciones económicas cambiantes. Es un documento vivo que evoluciona con la empresa y sus metas financieras. Acá surge el concepto de Forecast.

Por ejemplo, si ya han pasado algunos meses y tu empresa pierde un cliente importante difícilmente se logrará el presupuesto inicial. También puede ocurrir que tu empresa enfrente gastos inesperados por cambios en la legislación y que estos pasen a ser estructurales (gastos permanentes). Por lo tanto, es necesario para dar certeza a tus inversionistas redefinir la estimación inicial. Habitualmente se realiza un forecast trimestral o en algunos casos es todos los meses, lo que se denomina como rolling Forecast.

El objetivo principal del forecast es brindar una visión anticipada de la situación financiera de la empresa. Permite identificar posibles escenarios, evaluar riesgos y oportunidades, y tomar decisiones estratégicas informadas. A diferencia del presupuesto, que es más detallado y suele tener un enfoque más rígido, el forecast es más flexible y adaptable a cambios en el entorno empresarial.

El forecast se actualiza periódicamente, generalmente mensual o trimestralmente, para reflejar cambios en las condiciones del mercado, en las estrategias comerciales o en otros factores que puedan afectar las finanzas de la empresa. Al ser una herramienta dinámica, permite ajustar y redefinir las estrategias y metas financieras de la empresa a medida que se obtiene nueva información o se producen cambios en el entorno económico.

En resumen, el forecast es una proyección financiera dinámica que ayuda a las empresas a planificar y tomar decisiones estratégicas en función de escenarios futuros, permitiendo una gestión más ágil y adaptativa de los recursos financieros.

Un presupuesto sólido no solo garantiza la estabilidad financiera, sino que también habilita la capacidad de la empresa para adaptarse y responder ágilmente a cambios imprevistos. Además, sirve como herramienta de comunicación interna, alineando a todos los departamentos y equipos hacia un objetivo financiero común.

La claridad que ofrece un presupuesto bien articulado no solo impacta en la gestión diaria, sino que también es fundamental para la toma de decisiones estratégicas a largo plazo. Al proporcionar una visión anticipada de los recursos disponibles, brinda la capacidad de evaluar la viabilidad de nuevos proyectos, expansiones o inversiones, minimizando el riesgo y maximizando el potencial de retorno.

El éxito financiero no se trata solo de generar ingresos, sino de administrarlos con prudencia y estrategia. Un presupuesto riguroso permite el control y la optimización de los gastos, identificando áreas donde se pueden realizar ajustes y mejoras para aumentar la eficiencia operativa.

Realizar un presupuesto se transforma en el arte de prever, como vivimos en un mundo de incertidumbre cada vez cobra más fuerza la capacidad de los financieros y dueños de empresa de tener información confiable y por sobre todo confiar en la capacidad del equipo para realizar buenos planes de acción.